Consigli utili sui traslochi per uffici a Milano

Cambiare la sede della propria attività può risultare a volte uno sforzo di non poco conto tra documenti, archivi, postazioni e strumenti di lavoro da preparare nel più breve tempo possibile per non sprecare troppi soldi. Proprio per questo motivo è opportuno, quando ci si appresta a operare traslochi degli uffici a Milano, organizzare il tutto per non rischiare di affogare ben presto tra le tante difficoltà che le operazioni possono comportare.

Come avviene per i traslochi riguardanti la casa, anche per gli uffici il processo di spostamento può essere facilitato pianificando nei minimi dettagli il procedimento e adottando una serie di piccoli accorgimenti che possono rivelarsi estremamente utili. Naturalmente il primo passo da fare, è la scelta della ditta cui affidare le operazioni, che deve essere eseguita con largo anticipo.

Rinviare questo atto preliminare sarebbe un errore fatale, tale da comportare il dover correre proprio in prossimità della data ultima disponibile alla ricerca di un’impresa adatta, con il rischio non solo di compiere una scelta di ripiego, ma di spendere più di quanto necessario e di ottenere un servizio inadeguato o di scarso livello.

Di solito la scelta della ditta di traslochi per uffici a Milano dovrebbe avvenire un paio di mesi prima, anche perché gli operatori della stessa possono in tal modo fornire consigli utili in relazione al modo migliore di preparare il trasferimento e anche in ordine alle eventuali seccature di carattere burocratico cui si potrebbe andare incontro.

Cosa fare per agevolare le operazioni

Cosa fare per agevolare le operazioni

Una volta che sia stata scelta la ditta per i traslochi di uffici a Milano, si deve senz’altro procedere alla nomina di un responsabile delle operazioni, una sorta di coordinatore cui affidare il compito di sovrintendere alle operazioni, senza dimenticare che ogni dipendente dell’ufficio dovrebbe allo stesso tempo essere considerato responsabile della sua postazione di lavoro.

Sarà, quindi, lo stesso responsabile a comunicare per tempo il cambio di sede ed il nuovo indirizzo dell’azienda a tutti i fornitori e clienti. Una volta eseguite queste operazioni preliminari, si dovrebbe poi pensare al resto, e in particolare ai successivi punti che andiamo senz’altro ad elencare:

Preparare la nuova sede prima che avvenga il trasloco

Ancora prima che si sia decisa la data ultima dei traslochi uffici a Milano, bisognerebbe preparare al meglio la nuova sede, in modo che sia pronta per l’inizio della nuova attività. Per riuscire nell’intento occorre perciò delineare la nuova disposizione di arredi e postazioni di lavoro, scegliendo le stanze da destinare ad archivio per i documenti, per le riunioni e le eventuali aree di attesa, oltre agli spazi dedicati all’accoglienza di clienti e visitatori.

Anche i punti ristoro e le aree da adibire ai momenti di pausa dei dipendenti dovrebbero essere scelte prima, definendo peraltro ove mettere microonde e macchina per il caffè. Ognuno di questi spazi deve essere organizzato al meglio, prendendo bene le misure e decidendo prima ove posare mobili e arredi. Anche l’impianto elettrico deve essere oggetto di una attenta analisi, cercando di capire se può andare bene quello preesistente o se sia invece il caso di creare nuovi punti luce o adottare ulteriori misure di sicurezza.

Procedere al cambio di destinazione d’uso

Altra fase molto importante da non trascurare nella fase preparatoria è quella che riguarda il cambio di destinazione d’uso del nuovo ufficio. Prima di effettuare traslochi di uffici a Milano, è assolutamente necessario accertarsi che la nuova sede sia già registrata come ufficio, e non risulti invece come abitazione o laboratorio. Ove essa non fosse adibita ad ufficio, sarà necessario effettuare le procedure di cambio destinazione d’uso dell’immobile e dei suoi spazi, accertandosi che tutto ciò sia effettivamente possibile da un punto di vista urbanistico e catastale.

A tal proposito è opportuno accertarsi che i nuovi locali seguano le prescrizioni previste per la destinazione d’uso finale rispettando le norme delineate dal Piano Regolatore. Tra le norme in questione vanno ricordate in particolare l’abbattimento delle barriere architettoniche, la presenza di servizi igienici a norma e dei giusti rapporti aero-illuminanti.

Una volta che siano stati effettuati i controlli e che sia stata accertata le necessità o meno di operare modifiche edilizie tali da rendere il tutto a norma di legge, si può comunicare all’Ufficio dell’Agenzia del Territorio l’avvenuto cambio destinazione d’uso dei locali. Un’operazione indispensabile in quanto la modifica della categoria comporta anche quella della sua rendita catastale e delle tasse da pagare sull’immobile.

Cambiare le utenze e traslocare la linea internet

Altro punto fondamentale è la totale operatività della nuova sede una volta che si dia luogo ai traslochi di uffici a Milano. Per realizzarla essa dovrà avere tutte le utenze attive e funzionanti, ovvero gas, luce, acqua, ADSL e linee telefoniche, in modo che all’arrivo dei dipendenti essi non dovranno fare altro che attaccare il telefono e la spina del computer per poter riprendere la normale attività.

Per l’allacciamento del gas, dell’acqua e dell’elettricità occorre contattare le rispettive aziende e stipulare un nuovo contratto di servizio, specificando la destinazione d’uso dei locali in quanto le tariffe possono variare notevolmente a seconda che si tratti di abitazioni civili o attività commerciali. Per quanto riguarda l’acqua, essendo il contratto solitamente intestato al condominio, bisognerà probabilmente solo avvisare lo stesso.

Più complesso è il discorso relativo a internet e telefono, soprattutto se esiste la necessità di trasferire anche i numeri telefonici e mantenere le precedenti condizioni contrattuali. In questi casi, infatti, non va sottoscritta una nuova utenza, ma richiesto il trasloco della linea internet nella nuova sede, per la quale possono occorrere anche quattro settimane.

Fissare il giorno del trasloco ufficio

Può sembrare una pura formalità, invece, va detto che fissare il giorno del trasloco non risulta sempre facile, in quanto vanno calcolati elementi fondamentali come la possibilità di fermare le attività lavorative per qualche giorno. Proprio per rendere minimo lo stop, la scelta più intelligente potrebbe essere quella di un venerdì, in modo da sfruttare il fine settimana per organizzare la nuova sede. La procedura da seguire, dovrebbe essere la seguente:

– organizzare i dipendenti in modo che ognuno di essi sia responsabile della propria postazione e dell’imballaggio dei propri documenti;

– coordinarsi con la ditta traslochi, affinché essa provveda ad imballare e smontare gli arredi tenendo nel debito conto l’attività quotidiana dell’ufficio;

– Esaminare accuratamente tutte le apparecchiature elettroniche installate nella nuova sede, in modo da eliminare la possibilità di brutte sorprese alla ripresa dell’attività.

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